En 2020, le conseil d’administration de l’ULiège a décidé de mettre en place une gestion documentaire structurée des archives sous la houlette de Paul Thirion, bibliothécaire en chef de l’ULiège et directeur du service général des archives
Les archives ? À notre époque, ce mot semble tout droit sorti des vieux grimoires. Et pourtant, elles sont précieuses. « À l’Université, les archives (au format papier ou support numérique) préservent notre mémoire institutionnelle, rappelle Léa Lentzen, détentrice d’un master en histoire et d’un master en archivistique, récemment engagée au sein du service général des archives. Elles constituent une trace de nos activités et permettent, par exemple, de percevoir l’évolution des disciplines scientifiques ou de comprendre le fil rouge des enseignements. » Elles apportent en outre des preuves authentiques et fiables ; non seulement elles ont une utilité administrative et juridique mais également une valeur culturelle et historique*.
En 2020, le conseil d’administration de l’ULiège a décidé de mettre en place une gestion documentaire structurée des archives sous la houlette de Paul Thirion, bibliothécaire en chef de l’ULiège et directeur du service général des archives. La première étape fut de réaliser un audit : Léa Lentzen a alors écumé les couloirs des Facultés et des services administratifs afin de réaliser un inventaire des documents conservés. La matière est dense ! Son objectif à court terme est de faire le tri dans les caisses entreposées place du 20-Août, de classer les documents intéressants et de les répertorier sous la forme d’un catalogue afin de les rendre aisément disponibles aux étudiant·es, aux chercheur·es et à tous les citoyen·nes.
Par ailleurs, le service va proposer prochainement des formations à la gestion documentaire et prépare un “Guide d’archivage” pour faciliter le travail du personnel universitaire, car tout le monde est concerné : Facultés, laboratoires, services administratifs, etc. Léa Lentzen entend du reste développer un rôle de conseil auprès du personnel parce que la conservation des documents n’est pas chose évidente. Que préserver ? Que jeter ? Pour répondre de manière satisfaisante, la nouvelle responsable propose des “tableaux de tri” qui préconisent des critères spécifiques à l’archivage, « car s’il est impossible de garder toutes les archives, il ne faut pas se dessaisir de témoignages pertinents, voire de documents légaux ». Nécessaires pour assurer le suivi des décisions des services et des laboratoires, les archives sont également indispensables pour le bon fonctionnement de l’Institution. Un classement adapté s’avère dès lors primordial si l’on ne veut pas déployer des efforts disproportionnés pour retrouver des informations... Gérer les archives, ce n’est donc pas seulement prendre soin d’un passé révolu. C’est contribuer, dès aujourd’hui, à préserver une trace de notre présent pour l’avenir.
À l’heure actuelle, les archives de l’Institution s’empilent dans des locaux devenus trop exigus au sous-sol du bâtiment central. Une place leur a été réservée place Delcour, mais cette solution est temporaire. « Il faut avoir une vision à long terme et mettre en place des solutions plus durables, sécurisantes et professionnelles, confie Paul Thirion. Et peut-être travailler de concert avec des acteurs extérieurs comme, par exemple, les Archives générales du Royaume parce que l’enjeu est aussi la préservation et la valorisation de l’histoire de notre Institution. Des pistes de solution en ce sens sont évoquées et à l’agenda des autorités. »
* Dans cette optique, le service – par l’intermédiaire de Marie-Elisabeth Henneau – a participé récemment au projet “Archives de la quarantaine” lancée par l’Association des archivistes francophones de Belgique et la Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie. Le but étant de collecter toutes les sources relatives à la période de confinement. Plus de 200 documents (textes, photos, vidéos) en provenance de l’ULiège ont ainsi été intégrés dans une plateforme ad hoc.
⇒ service.archives@uliege.be, https://my.archives.uliege.be
Au printemps prochain, trois chapiteaux conféreront un air de fête au campus du Sart-Tilman. Spectacles, concerts et un florilège de conférences et de tables rondes feront battre le cœur de la communauté universitaire.
Comment se nourrit la réflexion des chercheurs et des chercheuses ? Quelle est leur vision de l’avenir, leur rôle dans la transition ? Un portail fait découvrir leur contribution à ouvrir le “champ des possibles”.
